Міністерство юстиції України наказом від 16.03.2026 № 667/5 затвердило Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5. Документ зареєстровано в Міністерстві юстиції України 18 березня 2026 року за № 356/45750 та набрав чинності 04 квітня 2026 року. Зміни стосуються оформлення документів, порядку їх знищення та розширення переліку облікових матеріалів, а також передбачають спеціальні правила роботи з документами під час воєнного стану та після деокупації територій.

Унормовано вимоги до оформлення документів: встановлено, що відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. 

Уточнено формулювання щодо органів, які беруть участь у діловодстві, та виключено окремі положення з розділу IV Правил.

Окремі зміни стосуються порядку формування актів про вилучення документів для знищення. Встановлено вимоги до довідки, яка додається у разі включення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації, зокрема щодо відсутності податкових перевірок, спорів та документів, пов’язаних із відшкодуванням шкоди внаслідок збройної агресії російської федерації.

Також розширено перелік документів, що підлягають обліку: включено персоніфіковані відомості про заробітну плату застрахованих осіб. 

Врегульовано окремі питання створення фонду користування та уточнено правила дій після деокупації територій або припинення воєнного стану.

Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень, а також дій у разі втрати або викрадення документів. 

Одночасно визнано таким, що втратив чинність, наказ Мін’юсту України від 07.09.2015 № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».

Електронний документообіг – новий рівень

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №  677/5 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві» (чинний з 01 квітня 2026 року) уточнено використання удосконаленого електронного підпису та печатки, момент створення електронної копії, прив’язка реєстрації документа до підписання та врегульовано роботу з XML-документами, конвертацію форматів, електронні комунікації.

Розширено перелік унікальних документів НАФ

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 685/5 внесено зміни до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних. Цими змінами: 

Розширено перелік документів, які можуть бути визнані унікальними, зокрема додано: метричні записи (про народження, хрещення, шлюб, смерть тощо); актові записи цивільного стану. 

Уточнено форму Анотованого переліку унікальних документів. 

Врегульовано процедуру експертизи цінності документів НАФ для виявлення унікальних.