Новини відділу

Повноваження загального відділу виконавчого комітету Межівської селищної ради

Загальний відділ виконавчого комітету Межівської селищної ради створений для забезпечення чіткої організації діловодства, архівної справи, ведення кадрової роботи, організації і здійснення роботи із зверненнями громадян,  надання методичної допомоги в організації роботи іншим структурним підрозділам виконавчого комітету Межівської селищної ради.

            Основні повноваженнями загального відділу виконавчого комітету Межівської селищної ради:

• забезпечення реалізації державної політики у сферах діловодства та архівної справи;          встановлення у виконавчому комітеті Межівської селищної ради  єдиного порядку документування управлінської інформації,  роботи з документами та методичне керівництво за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи;
• забезпечення реалізації державної політики у сфері контролю за виконанням структурними підрозділами виконавчого комітету селищної ради актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів Міністерств, центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розпоряджень, доручень селищного голови, рішень селищної ради та виконавчого комітету. Контроль  за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, звернень громадян;
• здійснення аналітичного, організаційного, інформаційного та іншого забезпечення діяльності селищного голови, першого заступника, заступників голови, керуючого справами виконавчого комітету селищної ради (далі – керівництво);
• координація взаємодії між керівництвом та  керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради;
• ведення кадрової роботи;
• ведення архівної справи.

            Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

• забезпечує роботу з документами: приймає, реєструє і передає (відправляє) за призначенням вхідну (вихідну) кореспонденцію, у тому числі, що надходить електронною поштою, кореспонденцію, яка містить службову інформацію, а також внутрішню документацію (розпорядження голови, доручення керівництва, службові записки, акти тощо).
• проводить випереджувальний моніторинг термінів виконання документів, забезпечує здійснення контролю за термінами проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва виконавчого комітету селищної ради, вживає оперативних заходів для їх своєчасного та якісного виконання, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи, систематично інформує керівництво про хід виконання контрольних документів;
• організовує  електронне виготовлення, копіювання і тиражування документів;
• вживає заходів щодо зменшення обсягу службового листування в установі  та її структурних підрозділах;
• здійснює контроль за дотриманням єдиного порядку документування управлінської інформації,  роботи з документами, архівної справи та методичне керівництво  за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи;
• забезпечує належну організацію особистого прийому громадян головою селищної ради та його заступниками, секретарем ради, керуючим справами виконавчого комітету селищної ради;
• здійснює прийом, реєстрацію пропозицій, заяв, скарг громадян, контроль за своєчасним їх розглядом та наданням відповідей на звернення;
• організовує діловодство по зверненню громадян відповідно до Закону України ,,Про звернення громадян”;
• здійснює  організаційну підготовку та проведення   нарад, семінарів та інших заходів, оформляє протоколи засідань;
• забезпечує організацію зустрічей керівництва з громадськими організаціями, трудовими коллективами;
• здійснює інформаційне наповнення офіційного сайту селищної ради в частині, що належить до компетенції відділу;
• здійснює організацію проведення засідань виконавчого комітету селищної ради.
• за пропозиціями заступників селищного голови, керуючого справами виконавчого комітету, начальників структурних підрозділів складає План роботи виконавчого комітету селищної ради;
• здійснює підготовку проектів розпоряджень селищного голови, рішень виконавчого комітету, селищної ради з питань що входять до повноважень відділу;
• приводить у відповідність згідно норм діловодства розпорядчі документи (розпорядження, доручення селищного голови, рішення виконавчого комітету селищної ради), проводить їх реєстрацію та зберігання протягом встановленого терміну;
• розробляє Інструкцію з діловодства установи;
• складає зведену номенклатуру справ установи, забезпечує здійснення контролю за правильністю формування і зберігання у структурних підрозділах справ, приймання справ  структурних підрозділів на зберігання  до архіву установи;
• організовує роботу архіву установи, забезпечує проведення експертизи цінності документів при їх відборі для передачі  на  державне зберігання. Готує  та передає справи  в державний архів;
• забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та веде кадрову роботу  у виконавчому комітеті селищної ради;
• здійснює інші функції, віднесені до компетенції відділу.