Перед тим як передати документи в архів, їх потрібно підготувати до зберігання.

Не формуйте в одну справу накази з кадрових питань (особового складу), що мають тривалий (75 р.) і тимчасовий (5 р.) строки зберігання.

Накази формуйте у справу за хронологією: з січня до грудня - від наказу № 1 на початку справи.

До наказів не додають документів, на підставі яких видали накази - заяви, пояснювальні чи доповідні записки, чорнові документи, особисті документи, розмножені копії, а також документи з розроблення та попереднього узгодження проєктів наказів. Перемістіть їх до окремої справи з заголовком «Документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) до наказів із кадрових питань», передбаченої номенклатурою справ.

Усі аркуші справи мають бути пронумеровані арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому кутку. Робити це слід простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Чорнило, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації заборонено. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів або має бути не більше 40 мм завтовшки. Якщо перевищує, розділіть її на два томи. Діліть справу не механічно - кількість аркушів на два, а враховуйте хронологію видання: перший том міститиме накази за перше півріччя, а другий - за друге півріччя. Аркуші справ, що складаються з кількох томів, нумерують у кожному томі окремо.

Щоб облікувати кількість аркушів у справі, у кінці справи складають аркуш-засвідчувач справи на окремому аркуші. У ньому вказують цифрами і літерами кількість аркушів у справі. Особливості фізичного стану та формування справи. Підписується особою, яка його склала, із розшифровкою підпису, посади та зазначенням дати складання.

Документи, що містяться у справі, мають бути підшиті на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. Оправлені у тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому слід видалити.

Під час оправлення або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований занадто близько до його лівого краю, необхідно наростити корінець документа папером тієї ж якості, що і носій тексту документа.

Правильно згрупуєте накази у справи - правильно складете й опис справ із кадрових питань (особового складу).

Відділ трудового архіву виконавчого комітету Межівської селищної ради