З метою підвищення якості діловодства, ефективного впорядкування процесу підготовки та оформлення управлінських документів у діяльності юридичних осіб наказом Міністерства юстиції України від 09 липня 2026 року № 1860/5  затверджено примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичних осіб. 

Зміни розроблено на основі вимог ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції з діловодства, які передбачають використання уніфікованої структури документів, містять визначену структуру та основні реквізити, необхідні для їх правильного оформлення. Використання таких форм сприятиме впорядкуванню документообігу, полегшенню систематизації документів та забезпеченню їх належного зберігання. 

У 42 додатках до наказу зібрано примірні форми практично всіх основних організаційно-розпорядчих документів, які створюються у діяльності юридичних осіб різних форм власності.  Перші 10 додатків містять форми організаційних документів, наступні 13 – форми наказів і розпоряджень, серед яких дев’ять кадрових наказів, а решта 19 – форми інформаційно-аналітичних документів. 

Серед ключових нововведень — оновлена структура колективного договору, яка передбачає розділи щодо рівності та недискримінації, інклюзивності, запобігання мобінгу, психосоціальної підтримки працівників і контролю за виконанням договору. Крім того, деталізовано правила складання інструкції з діловодства, номенклатури справ, наказів з основної діяльності та наказів про прийняття на роботу, зокрема визначено обов’язкові реквізити, порядок побудови тексту та спеціальні індекси реєстрації кадрових документів.

Наказом затверджено саме примірні, а не обов’язкові форми документів. Це означає, що вони мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися юридичними особами як готові зразки під розроблення власних трафаретних форм документів,  зокрема протоколів, наказів/розпоряджень, довідок, заяв, службових записок і листів, штатного розпису, колективного договору, автобіографії, характеристики та багатьох інших.

Оскільки примірні форми не забороняють застосовувати власні шаблони, юридичним особам необхідно оцінити, наскільки їхні чинні форми відповідають сучасним вимогам. Особливу увагу на документ варто звернути тим, хто відповідає за кадрове діловодство та оформлення управлінських документів.