Порядок оформлення документів для громадян з тимчасово окупованих територій

Правила оформлення біометричних документів (паспорт для виїзду за кордон та ID-паспорт) є єдиними для всіх громадян України і затверджені постановами Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 р. № 302 (ID-паспорт) та від 7 травня 2014 р. № 152 (паспорт для виїзду за кордон). Важливим етапом оформлення будь-якого документа є ідентифікація особи, без якої жодна особа не може бути документована. Рішення щодо оформлення документа або про відмову в його оформленні приймається за результатами ідентифікації та перевірки належності особи до громадянства України.

Процедура подачі документів

Документи для оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обміну паспорта подаються до центрів надання адміністративних послуг, державного підприємства, що належить до сфери управління ДМС, і його відокремлених підрозділів (паспортні сервісні центри), територіальних органів та територіальних підрозділів ДМС.

Подання документів для оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обміну паспорта здійснюється лише до територіального органу/територіального підрозділу ДМС у разі:

• набуття особою громадянства України (за винятком випадків набуття особою громадянства України відповідно до статті 7 Закону України “Про громадянство України”);
• оформлення особі паспорта вперше після досягнення 18-річного віку без подання документів з фотозображенням особи, виданих уповноваженими органами, установами, організаціями;
• оформлення паспорта вперше після досягнення 18-річного віку особі, яка надала рішення суду про встановлення особи (для осіб, яких не було встановлено за результатами проведення процедури встановлення особи);
• повернення на проживання в Україну особи, яка постійно проживала за кордоном;
• оформлення паспорта особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я, що підтверджується медичним висновком відповідного закладу охорони здоров’я, оформленим в установленому порядку, якщо така особа не отримувала паспорта, оформленого із застосуванням засобів Реєстру;
• відбування особою покарання в установах виконання покарань або обрання стосовно особи запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, або перебування на тривалому стаціонарному лікуванні в закладах МОЗ закритого типу.

Документи на оформлення першого ID-паспорта подаються:

• Всі громадяни України - відповідно до зареєстрованого/задекларованого місця проживання
• Особи, зареєстровані як ВПО, подають документи відповідно до місця фактичного проживання, зазначеного у довідці ВПО
• Особи, зареєстровані на території Криму – до будь-якого підрозділу ДМС незалежно від наявності/відсутності довідки ВПО
• Особи, зареєстровані на тимчасово окупованих територіях Донецької та Луганської областей, які не мають довідки про реєстрацію ВПО – до будь-якого підрозділу ДМС на території відповідної області, де зареєстровано особу

Документи на оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон подаються до будь-якого центру надання адміністративних послуг, державного підприємства, що належить до сфери управління ДМС, і його відокремлених підрозділів (паспортні сервісні центри), підрозділу міграційної служби, незалежно від реєстрації місця проживання.

Подання документів для оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обміну паспорта для виїзду за кордон здійснюється лише до територіального органу або територіального підрозділу ДМС у разі:

• втрати або викрадення паспорта для виїзду за кордон, або виникнення обставин (подій), у зв’язку з якими він підлягає обміну, під час перебування в Україні особи, яка постійно проживає за кордоном;
• якщо особа не може пересуватися самостійно у зв’язку із тривалим розладом здоров’я та якщо особа потребує термінового лікування за кордоном, що підтверджується медичним висновком відповідного закладу охорони здоров’я, оформленим в установленому порядку, або щодо особи наявний висновок про необхідність направлення особи із складових сил оборони або сил безпеки, постраждалої у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, на лікування за кордон (якщо така особа не отримувала паспорта громадянина України, оформленого із застосуванням засобів Реєстру);
• оформлення документів для виїзду на постійне проживання за кордон усиновленої іноземцями дитини - громадянина України

У разі постійного проживання або тимчасового перебування особи за кордоном документи для оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обміну паспорта для виїзду за кордон подаються до закордонної дипломатичної установи.

Оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обмін паспорта для виїзду за кордон особам, які проживають в Україні, здійснюються територіальними органами та територіальними підрозділами ДМС, а особам, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, - закордонною дипломатичною установою.

Перелік документів

Для оформлення паспорту внутрішнього паспорту заявник подає такі документи:

• свідоцтво про народження або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави (далі - свідоцтво про народження);
• оригінали документів, що підтверджують громадянство та посвідчують особу батьків або одного з них, які на момент народження особи перебували у громадянстві України (для підтвердження факту належності особи до громадянства України).

У разі відсутності таких документів або у разі, коли батьки чи один із батьків такої особи на момент її народження були іноземцями або особами без громадянства, або у разі набуття особою громадянства України на території України подається довідка про реєстрацію особи громадянином України.

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон (для осіб, які постійно проживали за кордоном, після повернення їх в установленому порядку на проживання в Україну та для осіб, які набули громадянство України за кордоном)
• довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи (для внутрішньо переміщених осіб)
• посвідчення про взяття на облік бездомних осіб (для бездомних осіб)
• рішення суду про встановлення особи (для осіб, яких не було встановлено за результатами проведення процедури встановлення особи)
• документи, що підтверджують сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати. Оригінал документа про звільнення від сплати адміністративного збору повертається заявнику, а до заяви-анкети додається його копія, засвідчена працівником територіального підрозділу ДМС, уповноваженого суб’єкта шляхом проставлення відмітки “Згідно з оригіналом” та підпису із зазначенням його посади, прізвища, ініціалів та дати
• довідку про місце реєстрації особи встановленого зразка
• свідоцтва про народження дітей (якщо такі є)
• довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків або повідомлення про відмову від його прийняття
• документ, виданий відповідним органом, установою, організацією, який містить фотозображення особи, - для осіб, які звертаються за оформленням паспорта вперше після досягнення 18-річного віку. У разі відсутності такого документа особа подає письмове звернення в довільній формі, в якому зазначається інформація про адресу місць проживання, навчання, роботи, установ виконання покарань та інша інформація, відомості про батьків або інших родичів, які будуть залучені до проведення процедури встановлення особи
• одну фотокартку розміром 10 х 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування із застосуванням засобів Реєстру - для оформлення паспорта особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я, що підтверджується медичним висновком відповідного закладу охорони здоров’я, оформленим в установленому порядку, або особі, яка відбуває покарання в установах виконання покарань або перебуває на тривалому стаціонарному лікуванні в закладах МОЗ закритого типу (в разі потреби). Фотокартка повинна відповідати вимогам рекомендацій Міжнародної організації цивільної авіації (IКAO) Doc 9303

Для оформлення паспорта для виїзду за кордон в Україні заявник подає такі документи:

• паспорт громадянина України (для особи, яка досягла 14-річного віку та проживає в Україні)
• свідоцтво про народження або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави, - у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон особі, яка не досягла 14-річного віку. Якщо батьки або один із батьків такої особи на момент її народження були іноземцями або особами без громадянства, також подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (у разі оформлення вперше паспорта для виїзду за кордон із застосуванням засобів Реєстру)
• документ, що посвідчує особу законного представника, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, - у разі подання документів законним представником, крім випадків, коли законним представником є один із батьків
• документи, що підтверджують сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати. Оригінал документа про звільнення від сплати адміністративного збору повертається заявнику, а до заяви-анкети додається його копія, засвідчена працівником територіального органу/територіального підрозділу ДМС, уповноваженого суб’єкта шляхом проставлення відмітки “Згідно з оригіналом” та підпису із зазначенням його посади, прізвища, ініціалів та дати
• у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон особі, яка не досягла 12-річного віку, або особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я та яка потребує термінового лікування за кордоном, що підтверджується медичним висновком відповідного закладу охорони здоров’я, оформленим в установленому порядку, або особі, щодо якої наявний висновок про необхідність направлення особи із складових сил оборони або сил безпеки, постраждалої у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, на лікування за кордон, - може бути подано одну кольорову фотокартку розміром 10-15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування. Фотокартка повинна відповідати вимогам Міжнародної організації цивільної авіації (IКAO) Doc 9303

Строк оформлення документів

У випадку, якщо заявник подав до оформлення паспорт зразка 1994 року, виданий на тимчасово окупованих територіях Донецької та Луганської областей, та не має діючого паспорта для виїзду за кордон, ідентифікація особи буде здійснюватися шляхом направлення запитів з метою отримання інформації.
Відтак процедура ідентифікації може тривати до двох місяців.

У таких випадках не рекомендується оплачувати підвищену суму адміністративного збору за термінове оформлення документів (10 робочих днів для ID-паспорта та 7 робочих днів для паспорта для виїзду за кордон).

В умовах воєнного стану додатково рекомендується перевіряти стан виготовлення документів. Дана опція доступна за посиланням https://dmsu.gov.ua/services/docstate.html.

Проведення ідентифікації

Ідентифікація особи, на ім’я якої оформляється паспорт і стосовно якої відсутня інформація в базах даних Реєстру, здійснюється відповідно до наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій.
У разі відсутності прямого доступу до наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій, працівник територіального підрозділу ДМС протягом одного робочого дня з дня прийняття заяви-анкети до розгляду заповнює електронну форму запиту та надсилає його до відповідного органу, установи, організації, територіального підрозділу ДМС.
 Перевірка за запитом проводиться протягом двох робочих днів з дня його надходження.
За результатами перевірки готується відповідь шляхом заповнення її електронної форми та надсилається до відповідного територіального підрозділу ДМС.
Строк надання відповіді не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня надходження запиту.
У разі термінового оформлення паспорта надсилання запиту здійснюється в день прийняття заяви-анкети до розгляду, а відповідь надається невідкладно в день надходження відповідного запиту.
За відсутності можливості надіслання запитів у електронній формі запити надсилаються на паперових носіях. Допускається надсилання запитів та отримання відповідей каналами відомчої електронної пошти.
Якщо до оформлення документів подається внутрішній паспорт-книжечка зразка 1994 року, ідентифікація проводиться за даними про особу, які зберігаються на паперових носіях у картотеках територіального підрозділу ДМС, яким видавався паспорт.

Якщо доступу до картотек немає (актуально для тимчасово окупованих територій Донецької та Луганської областей та АР Крим), ідентифікацію може бути проведено за інформацією про особу відповідно до наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій.

При цьому, підрозділом ДМС направляються запити для отримання інформації з наявних державних та єдиних реєстрів, інформаційних баз, картотек, у тому числі фотозображення особи, яка дасть змогу ідентифікувати особу.
В процесі перевірки береться до уваги вся інформація, яку повідомив заявник.

Особливості в період дії воєнного стану

У період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування виготовлення бланка паспорта громадянина України здійснюється без внесення засобів кваліфікованого електронного підпису до безконтактного електронного носія, що міститься в паспорті громадянина України (п. 1 постанови КМУ від 21.06.2022 № 707).

Видача таким чином оформленого паспорта громадянина України, здійснюється без внесення до безконтактного електронного носія, що міститься у паспорті громадянина України, засобів кваліфікованого електронного підпису та засобів шифрування.

Такий паспорт є чинним протягом строку, на який його було видано, та не підлягає обов’язковому обміну.

Строк дії паспортів громадянина України для виїзду за кордон, які було оформлено з використанням бланків, затверджених постановами Кабінету Міністрів України № 1725 від 23.12.2004, № 858 від 26.06.2007, та № 152 від 07.05.2014 рр. може бути продовжено. Це, зокрема, стосується тих паспортних документів для виїзду за кордон, строк дії яких продовжувався. Однак в даному випадку важливо, щоб у наявності були записи, які це підтверджують (підтверджують факт продовження строку їх дії).

Строк дії паспорта для виїзду за кордон неможливо продовжити, у разі:

• встановлення фактів припинення особою громадянства України;
• смерті особи, на ім’я якої було видано закордонний паспорт;
• якщо закордонний паспорт заявлений втраченим чи викраденим, або його визнано таким, який оформлено з порушенням законодавства.